Digitalisierung in Behörden: Studie von Sopra Steria Consulting deckt Handlungsbedarf auf

Trotz beachtlicher Fortschritte gegenüber dem Vorjahr: Der digitale Wandel kommt in Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen unterschiedlich schnell voran. Insbesondere beim Einstieg in die elektronische Aktenbearbeitung zeigt der Branchenkompass „Public Services 2016“ von Sopra Steria Consulting ein sehr heterogenes Bild aufgrund verschiedener Entwicklungsgeschwindigkeiten. Außerdem vernachlässigen deutsche Behörden laut der aktuellen Studie die systematische Erfolgsmessung ihrer bisherigen Digitalisierungsbemühungen – obwohl gerade dies für die Kursbestimmung der weiteren Transformation wertvolle Ansatzpunkte liefern würde.

Wie schon im Vorjahr bestätigt auch der diesjährige Branchenkompass „Public Services“ von Sopra Steria Consulting, dass im Zuge des digitalen Wandels öffentlicher Verwaltungen die Themengebiete IT-Sicherheit und E-Government nach wie vor die größten Herausforderungen darstellen. Kein Wunder, denn die rechtlichen Rahmenbedingungen setzen Behörden aller Verwaltungsebenen erheblich unter Zugzwang: Nach dem E-Government-Gesetz des Bundes haben Bayern, Baden-Württemberg, Sachsen und ganz aktuell Nordrhein-Westfalen (am 6. Juli 2016) inzwischen eigene Landes-E-Government-Gesetze verabschiedet. Zudem laufen derzeit in fast allen anderen Bundesländern ähnliche Gesetzesinitiativen. In Bezug auf das kritische Handlungsfeld Datenschutz und IT-Sicherheit gaben 61 Prozent der für den Branchenkompass befragten Entscheider einen weitgehenden bis vollständigen Umsetzungsgrad an. Weitere 32 Prozent sprachen von einer zumindest teilweisen Umsetzung entsprechender Projekte.

Anders sieht es bei der Einführung der E-Akte mit einem digitalisierten Workflow aus: Lediglich 33 Prozent der Bundes- und Landesbehörden haben diese Aufgabe bereits vollständig oder weitgehend umgesetzt – und nur neun Prozent der Kommunen. „Dieser Rückstand ist bedenklich. Elektronische Akten sind für den Digitalisierungserfolg in Behörden essenziell, weil sie für nahezu alle Prozesse und Verfahren eine zentrale Rolle spielen“, kommentiert Dr. Andreas Simon, Senior Manager bei Sopra Steria Consulting. Die Fristen für den verbindlichen Einsatz der E-Akte variieren je nach Verwaltungsebene – der Bund beispielsweise plant die flächendeckende Einführung bis Ende des laufenden Jahrzehnts.



Noch größeren Nachholbedarf zeigt die aktuelle Umfrage bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen und der Evaluierung bislang erreichter Digitalisierungsziele auf: Nur neun Prozent der Studienteilnehmer berichteten mit Blick auf die Prozessoptimierung von einem weitgehenden bis vollständigen Umsetzungsgrad; bei der Ergebnisevaluierung waren es sogar nur sieben Prozent. „Gerade in Zeiten knapper Budgets sollten Behörden bei der Erfolgsmessung umgehend aktiv werden und gewachsene Verwaltungsprozesse schonungslos hinterfragen“, empfiehlt Andreas Simon. Gleichzeitig aber warnt der Manager vor falschem Aktionismus: „Zu viele Verwaltungen investieren Zeit und Kraft in eigenständige IT-Lösungen – statt gemeinsam mit anderen Behörden an übergreifend nutzbaren Lösungen zu arbeiten.“ Untermauert wird diese These von einem Gutachten im Auftrag des Nationalen Normenkontrollrats, wonach bei optimaler Arbeitsteilung mehr als ein Drittel des bürokratischen Aufwands eingespart werden könnte.

Von März bis April 2016 befragte das Marktforschungsunternehmen forsa
im Auftrag von Sopra Steria Consulting 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zu ihren größten Herausforderungen und wichtigen Vorhaben bis 2018. Thematisch spannten die Interviews einen Bogen von E-Government und Verwaltungseffizienz über Kooperationen und Bürgerbeteiligung bis hin zu Business Intelligence und Big Data. Durch einen Ergebnisvergleich mit Branchenkompass-Studien aus den Jahren 2011, 2012, 2013 und 2015 lässt die aktuelle Studie auch längerfristige Trends erkennen.

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